Onze scouts- en gidsengroep hecht veel belang aan de privacy van leden, leiding, ouders en sympathisanten. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en verwerken. We doen dit steeds in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

Algemene informatie groep

Scouts & Gidsen St. Norbertus Essen-Heikant
Velodreef 69a
B-2910 Essen
scoutsengidsenheikant.be
paviljoenfeesten.be

Jouw rechten

Je hebt heel wat rechten. Hieronder kan je een duidelijk overzicht vinden van die rechten en hoe je ze kan uitoefenen. Als we jou om een toestemming tot gegevensverwerking hebben gevraagd, dan kan je zelf die toestemming op elk moment opnieuw intrekken.

1. Gegevens inkijken

Je kan jouw gegevens op verschillende manieren raadplegen. Heb je een account op de Groepsadministratie, dan kan je daar verschillende persoonsgegevens bekijken en/of bewerken.
Wil je een overzicht krijgen van alle gegevens die we in ons bezit hebben, neem dan contact op met Kamiel Bastiaensen (kamiel.bas@gmail.com).

2. Gegevens verbeteren of aanvullen

Zijn bepaalde gegevens die we bijhouden niet meer correct? Dan kan je die steeds laten aanpassen of aanvullen.

3. Gegevens verwijderen

Je kan vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen in onder andere volgende gevallen:
·    De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden.
·    De verwerking werd uitgevoerd met jouw expliciete toestemming en je wil deze intrekken.
·    De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt

4. Gebruik van gegevens beperken

Een aantal gegevens verwerken we op basis van het gerechtvaardigd belang van onze organisatie. Ben je het hiermee oneens, dan kan je je daartegen verzetten. In de meeste gevallen zullen we aan deze vraag kunnen voldoen; tenzij er een ernstige reden is om dit niet te doen.

5. Rechten uitoefenen

We helpen je graag bij het uitoefenen van je rechten. Probeer steeds gedetailleerd weer te geven welk(e) recht(en) je wenst uit te oefenen; we proberen je dan zo goed mogelijk te helpen. Om aan je vraag te voldoen, zullen we in de meeste gevallen jouw identiteit controleren. In dat geval zal een kopie van jouw identiteitskaart gevraagd worden. Zo voorkomen we dat iemand anders jouw gegevens gebruikt of misbruikt.

Welke gegevens verzamelen we?

Identificatiegegevens zoals naam, adres, vroegere adressen, telefoonnummer, emailadres en lidnummer. Als bezoeker van onze websites gegevens zoals IP-adres, cookies en verbindingsgegevens.

Persoonlijke gegevens zoals geslacht, geboortedatum, leeftijd en nationaliteit.

Medische gegevens zoals bloedgroep, dieet, inentingen, medicatie, eventuele ziektes of aandoeningen, bijzondere aandachtspunten voor leiding bij de sociale omgang, bij sporten, hygiëne of beperkingen.

Je gezinssituatie zoals gezinssamenstelling en contacten in geval van nood.

Je lidmaatschappen zoals vorige en huidige functies in groepen.

Filosofische of religieuze overtuigingen zoals aangepaste maaltijdvoorkeuren in functie van geloofsovertuigingen.

Financiële gegevens zoals het bankrekeningnummer of financiële tegemoetkomingen.

Afbeeldingen zoals foto’s gemaakt tijdens activiteiten en evenementen.

Waarom verzamelen we deze gegevens?

Onze groep verwerkt heel wat gegevens in het kader van het lidmaatschap en de bijhorende contractuele relatie. De gegevens worden onder andere gebruikt voor:
·    Een vlotte werking van de groep en de ledenadministratie
·    Het verzekeren van elk aangesloten lid
·    Communicatie over de werking van onze groep
·    Het organiseren van de wekelijkse activiteiten en evenementen
·    Het versturen van het maandblaadje en nieuwsbrieven

Het verstrekken van de identificatiegegevens en persoonlijke gegevens is verplicht voor het lidmaatschap bij Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw. Indien deze gegevens niet verstrekt worden, kan er geen aansluiting zijn.

Medische gegevens worden verwerkt om leiding in staat te stellen voldoende zorg en de nodige aandacht te geven aan elk lid of elke deelnemer aan activiteiten of evenementen. De verwerking van medische gegevens gebeurt steeds door middel van expliciete toestemming van ouder(s), voogd of meerderjarig lid.

Gegevens over inschrijving of bestelling worden verwerkt voor de commerciële relatie tussen Scouts & Gidsen St. Norbertus Essen-Heikant en de gebruiker enerzijds en mailing anderzijds. Deze lijst is niet limitatief.

Verkrijgen van de gegevens

Gegevens worden rechtstreeks verkregen van de betrokkene en/of zijn ouder(s) of voogd.

Bewaartermijn

Onze groep bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Hierbij moeten wij rekening houden met verschillende wettelijke termijnen.
Nagenoeg alle gegevens worden ten laatste 10 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap vernietigd, met uitzondering van de medische gegevens. Deze worden ten laatste 1 jaar na afloop van het lidmaatschap vernietigd.

Toegang tot de gegevens

Onze leiding heeft toegang tot de persoonsgegevens van alle leden en leiding, dit in het kader van hun werkzaamheden en de organisatie van de groep.
Persoonsgegevens worden nooit doorgegeven of verkocht aan derden.

Wijzigingen aan deze verklaring

Deze privacyverklaring kan steeds aangepast worden. De meest recente versie kan steeds geraadpleegd worden via scoutsengidsenheikant.be/info.php?info=privacyverklaring.

Laatste aanpassing: 02/03/2023